Le Groupe de sociétés MRS a toujours eu le souci de protéger les renseignements personnels concernant ses clients qu’elle est appelée à recueillir et à conserver dans le cadre de ses activités. Nous avons le plaisir de vous faire parvenir ci-joint notre Avis sur la protection des renseignements personnels, qui explique comment nous recueillons, conservons, utilisons et, lorsqu’il y a lieu, communiquons, les renseignements personnels qui vous concernent, lorsque nous faisons affaire avec vous et avec votre courtier. Le présent avis est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et aux lois provinciales analogues. Nous vous invitons à en prendre connaissance et à communiquer avec nous par l’un des moyens indiqués à la fin du présent document si vous avez besoin d’éclaircissements.
1. Dossiers des clients et renseignements personnels : Les renseignements personnels qui ont été recueillis sur vous et votre conjoint – dans l’hypothèse où vous êtes autorisé à donner ces renseignements – à des fins énoncées dans l’Avis sur la protection des renseignements personnels, sont conservés dans un dossier appelé « dossier du client ». Votre dossier peut ainsi renfermer votre nom, votre adresse et votre numéro de téléphone, votre numéro d’assurance sociale, votre date de naissance, les avoirs que vous détenez dans votre compte, les soldes de prêts personnels et le nom, l’adresse et le numéro d’assurance sociale de votre conjoint, de votre bénéficiaire et de votre coemprunteur. Il se peut que votre dossier renferme d’autres renseignements personnels nécessités par le genre de placements, de prêts personnels ou de services que vous avez demandés. Par exemple, si vous avez contracté un prêt personnel auprès de la Compagnie de Fiducie M.R.S., votre dossier renferme également des renseignements sur votre situation financière ainsi que des rapports de solvabilité.
2. Communication des renseignements au Groupe de sociétés MRS : Lorsque vous remplissez un formulaire de demande ou ouvrez un compte de toute autre façon auprès de l’une ou l’autre des sociétés membres du Groupe de sociétés MRS (défini ci-dessous) vous fournissez à cette société MRS des renseignements personnels vous concernant, et, dans certains cas, concernant votre conjoint, votre bénéficiaire et votre coemprunteur, afin :
- A. de procéder à un placement;
- de faire une demande de prêt personnel;
- de donner des instructions à une société MRS concernant un placement déjà effectué ou un prêt personnel impayé; ou
- de recevoir des renseignements concernant un placement déjà effectué ou un prêt personnel pré-approuvé.
Chacune des sociétés MRS auprès de laquelle vous avez ouvert un compte recueille ces renseignements personnels, les conservent dans votre dossier, s’en sert et les communiquent, le cas échéant, à des tiers aux fins énoncées dans le présent avis.
Les sociétés membres du Groupe de sociétés MRS comprennent la Compagnie de Fiducie M.R.S., M.R.S. Inc., Services Valeurs Mobilières M.R.S. Inc. (membre FCPE), Corporation des Correspondants M.R.S., et toutes les sociétés qui leur sont apparentées ou qui pourraient leur succéder, et dont les activités sont en rapport avec l’un ou l’autre des motifs de la collecte des renseignements énoncés dans le présent avis.
3. Collecte, conservation, utilisation et communication des renseignements personnels que renferment les dossiers des clients : Chacune des sociétés MRS auprès de laquelle vous avez ouvert un compte est autorisée à recueillir, à conserver et à utiliser les renseignements personnels que renferme votre dossier, de même qu’à se faire communiquer des renseignements personnels par les tiers évoqués ci-après, ou à leur communiquer ceux dont elle disposent, aux fins suivantes :
- vous identifier et assurer l’exactitude des renseignements que renferme votre dossier;
- établir et administrer votre compte, déterminer, tenir à jour, enregistrer et conserver les renseignements sur vos avoirs, sur les soldes des prêts que vous avez contractés et sur vos opérations;
- effectuer des opérations avec une société MRS ou par son intermédiaire, y compris des virements, notamment des virements électroniques;
- vous faire parvenir, à vous et à votre courtier, des relevés de comptes de placement ou de prêts, avis d’exécution, reçus fiscaux et états financiers correspondant à vos placements, des procurations, avis concernant des régimes enregistrés, et autres renseignements dont vous-même ou votre courtier pourriez avoir besoin relativement à votre compte;
- aider votre courtier à déterminer la convenance de vos placements;
- évaluer votre situation financière et effectuer une enquête de solvabilité afin de déterminer votre admissibilité ou la confirmer pour les prêts personnels;
- vous transmettre des renseignements sur les produits et services de MRS et de Mackenzie;
- favoriser ses propres intérêts commerciaux, notamment lorsqu’il s’agit de recouvrer une créance ou, si elle le juge souhaitable, de titriser une créance ou, encore, de procéder au financement ou à la vente d’une partie ou de l’ensemble de son entreprise;
- se conformer aux prescriptions des lois et règlements;
- vérifier auprès d’un autre organisme des renseignements que vous avez déjà donnés, lorsque des fins énoncées dans le présent avis l’exigent; et
- procéder aux débits pré-autorisés.
Dans le présent avis, le terme « courtier » fait référence à toute personne ou entité habilitée (ou qui affirme être habilitée) à agir dans le cadre de vos placements ou de vos produits de prêt personnel en tant que votre conseiller en placements ou courtier ou de la part de votre conseiller en placements ou courtier. Vous reconnaissez que votre courtier est votre mandataire et non le nôtre. Nous sommes autorisés à accepter et mettre en application tout avis, autorisation ou toute autre communication que nous croyons de bonne foi avoir été transmis par vous ou votre courtier de votre part. Nous n’avons aucune obligation de vérifier que votre courtier est dûment autorisé à agir en tant que votre mandataire ou est autrement autorisé à agir de votre part.
4. Tiers :
- Pourvu que ce soit à des fins énoncées dans le présent avis, chacune des sociétés MRS auprès de laquelle vous avez ouvert un compte peut recueillir des renseignements personnels vous concernant auprès de tiers, dont notamment votre courtier, des agences d’évaluation du crédit, votre employeur ou d’autres tiers en mesure de fournir une référence personnelle, d’autres entités appartenant au Groupe de sociétés MRS, d’autres institutions financières et sociétés de gestion de fonds communs et d’autres tiers pouvant confirmer qu’ils ont le droit de communiquer de tels renseignements.
- Pourvu que ce soit à des fins énoncées dans le présent avis, chacune des sociétés MRS auprès de laquelle vous avez ouvert un compte peut transmettre des renseignements personnels vous concernant à ses prestataires de services, dont notamment des entreprises s’occupant de l’établissement et de l’envoi de relevés de comptes, des entreprises de messageries, des entreprises d’imagerie ou des sociétés s’occupant de l’archivage de documents ou de la conservation de dossiers de prêts personnels et de produits de dépôt. Lorsqu’une société MRS communique des renseignements personnels à ses prestataires de services, elle veille à ce qu’il leur soit interdit, par contrat, d’utiliser ces renseignements à d’autres fins que celles pour lesquelles elle a fait appel à eux. Dans le cas où notre prestataire de services est situé à l’extérieur du Canada, ce dernier est lié par les lois de la juridiction dans laquelle il est situé et les renseignements personnels peuvent être divulgués conformément à ces lois.
- Chacune des sociétés MRS auprès de laquelle vous avez ouvert un compte peut communiquer des renseignements personnels vous concernant à des tiers si la loi l’y autorise ou l’y oblige. Elle peut par exemple communiquer des renseignements à l’Agence du revenu du Canada, pour fins fiscales, ou encore, à des organismes d’autoréglementation, dont Services de réglementation du marché inc., l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières, l’Association canadienne des courtiers en fonds mutuels (ACFM), Bourse de Montréal inc., le Fonds canadien de protection des épargnants et la Corporation de protection des investisseurs de l’ACFM.
- Pourvu que ce soit à des fins énoncées dans le présent avis, chacune des sociétés MRS auprès de laquelle vous avez ouvert un compte peut communiquer des renseignements personnels vous concernant à des tiers, dont notamment un courtier, des tiers fournisseurs de services et des firmes de traitement de données, des agences d’évaluation du crédit, d’autres entités appartenant au Groupe de sociétés MRS et d’autres institutions financières et sociétés de gestion de fonds communs. Si vous désirez vous opposer à la communication de ces renseignements, ou vous renseigner sur les conséquences qu’aurait une telle opposition, veuillez communiquer avec nous par l’un des moyens indiqués à la fin de cet avis. Le fait de retirer votre consentement à la communication de renseignements personnels pourrait empêcher le Groupe de sociétés MRS de vous offrir des produits et des services, lorsqu’il est impossible de vous les fournir sans communiquer ces renseignements à des tiers.
5. Emploi du numéro d’assurance sociale : La loi oblige chacune des sociétés MRS auprès de laquelle vous avez ouvert un compte à citer votre numéro d’assurance sociale lorsqu’elle présente des déclarations fiscales à l’Agence du revenu du Canada, et elle peut être autorisée à le communiquer à des tiers chargés d’établir de telles déclarations. Le numéro d’assurance sociale sert également d’identificateur unique : il permet à MRS d’éviter le duplicata (notamment, d’éviter de vous envoyer le même document deux fois ou de vous facturer des frais en double) et d’avoir une vue d’ensemble de vos avoirs (afin d’empêcher le dépassement des plafonds prescrits, par exemple).
6. Employés et mandataires ayant accès aux dossiers des clients : Les employés et mandataires de chacune des sociétés MRS auprès de laquelle vous avez ouvert un compte peuvent avoir accès à votre dossier, à condition qu’ils aient un besoin légitime de connaître des renseignements vous concernant, en rapport avec les fins énoncées dans le présent avis. L’accès est restreint à ces fins.
7. Emplacement des dossiers des clients : Votre dossier est conservé, sur support électronique, microfilm ou papier, dans les bureaux de MRS, à Toronto. Il se peut également que certaines pièces de votre dossier, sur papier, soient entreposées dans d’autres installations, à Toronto. En cas de sinistre informatique, votre dossier peut être transféré vers des sites de secours.
8. Droit de consulter et de corriger des renseignements personnels : En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et des lois provinciales analogues, vous avez le droit, sur demande écrite, de consulter les renseignements personnels que renferme votre dossier, y compris tout rapport de solvabilité obtenu par une société MRS sous réserve d’exceptions applicables à certains renseignements. Vous pouvez en vérifier l’exactitude et demander, par écrit, à faire corriger tout renseignement erroné. Pour cela, veuillez communiquer avec nous par l’un des moyens indiqués à la fin de cet avis. Si la question n’est pas répondu à votre satisfaction, vous pouvez vous adresser au responsable de la conformité, à l’adresse suivante : Groupe de sociétés MRS, 777 Bay Street, Suite 2100, Toronto, Ontario M5G 2N4. Vous pouvez également le faire par courriel, en adressant votre demande à privacy@mrs.com.
9. Changements dans les renseignements personnels : Veuillez informer chacune des sociétés MRS auprès de laquelle vous avez ouvert un compte sans délai de tout changement survenant dans les renseignements personnels que vous lui avez fournis, en communiquant avec le Groupe de sociétés MRS par l’un des moyens indiqués à la fin de cet avis. Le Groupe de sociétés MRS vous ait gré de votre confiance et s’engage à répondre à vos questions et à tenir compte de vos observations touchant les renseignements personnels qui vous concernent, avec promptitude et courtoisie.
Réponse à vos questions et à vos
préoccupations : IPour toute question au sujet du
traitement de vos renseignements personnels ou pour nous faire part
de toute préoccupation à cet égard, veuillez
suivre les étapes suivantes :
Étape 1. Vous pouvez facilement obtenir une réponse à votre
question ou préoccupation en communiquant avec le Service à la
clientèle :
Courriel : aidecompte@mrs.com
Téléphone : 1 800 342-0443
ou (416) 964-6893 à Toronto
Télécopieur : (416)
413-1723
Étape 2. Si après avoir parlé au Service à la
clientèle votre question ou préoccupation n'a pas été résolue,
vous pouvez communiquer avec le responsable de la conformité :
Courriel : privacy@mrs.com
Télécopieur : (416) 341-0231
Adresse postale : 777 Bay Street, Suite 2100, Toronto, Ontario M5G
2N4
Étape 3. Si après avoir communiqué avec le responsable
de la conformité votre question ou préoccupation n'a
toujours pas été résolue, vous pouvez communiquer
avec le Commissariat à la protection de la vie privée
du Canada ou le Commissariat à la protection de la vie privée
de votre province si vous êtes résident du Québec,
de l'Alberta ou de la Colombie-Britannique.
Service à la clientèle de MRS
Téléphone : 416-964-6893 ou 1-800-342-0443
Courriel : aidecompte@mrs.com. |
